CFO khai thác sức mạnh với Tự động hóa quy trình thông minh

Ngày nay, một số công ty nổi lên mạnh mẽ hơn so với những công ty khác nhờ sức mạnh của Tự động hóa quy trình thông minh (Intelligent Process Automation). Công nghệ tiên tiến này cho phép các CFO định hướng thành công con đường phát triển của tổ chức thông qua sự không chắc chắn và đóng góp vào việc lập chiến lược nhằm thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai.

Theo Gartner, “Chỉ ⅕ CFO ngày nay đáp ứng được mong đợi của CEO trong việc đóng góp vào hiệu quả tài chính ngắn hạn và thúc đẩy hoạt động của công ty để tăng trưởng bền vững doanh thu và lợi nhuận.” 

Với bài viết này, CFO có thể nắm bắt được cách khai thác sức mạnh của IPA nhờ đó tăng sự nhanh nhẹn và linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, kiểm soát các quy trình tài chính. Nói một cách khác, IPA “đại tu” toàn bộ quy trình công việc và hệ thống tài chính của tổ chức.

Sức mạnh của Tự động hóa quy trình thông minh

Về cốt lõi, IPA là một tập hợp các công nghệ mới nổi kết hợp thiết kế lại quy trình cơ bản với AI, RPA và machine learning. Nó là một bộ các cải tiến quy trình kinh doanh và công cụ hỗ trợ người dùng bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nâng cao hiệu suất và tăng tốc xử lý các quy trình.

Bộ phận kế toán tài chính hoàn toàn có thể thu được lợi ích to lớn khi ứng dụng IPA. Theo báo cáo của Delloite, “Tự động hóa quy trình thông minh mang đến một cơ hội lớn cho các chiến lược tài chính của tổ chức khi cung cấp thông tin và giá trị cho doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn với chi phí thấp hơn.”

Với sức mạnh của IPA có thể mang lại giá trị thiết thực mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang tìm kiếm khi hiệu quả có thể tăng tới 25% trong vòng 12 tháng và tăng lên hơn 50% trong vòng 2-3 năm. Song, IPA giải phóng CFO để phát triển từ người đứng đầu bộ phận xử lý dữ liệu để cung cấp các phân tích tài chính, quản lý rủi ro thành nhà lãnh đạo chiến lược giúp gia tăng giá trị tài chính và thúc đẩy phát triển doanh nghiệp.

Dưới sự giúp đỡ của công nghệ và trí tuệ nhân tạo, CFO có thể tự động hóa các quy trình tài chính như xử lý thanh toán, lập báo cáo tài chính và dự báo ngân sách. Điều này giúp giảm thiểu thủ công và công việc lặp đi lặp lại, giúp nhân viên tài chính tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn và đưa ra quyết định chiến lược. Tự động hóa quy trình thông minh cung cấp dữ liệu và thông tin chính xác và phản hồi nhanh chóng.

CFO có thể sử dụng các công cụ tự động để thu thập và phân tích dữ liệu tài chính, giúp họ có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty và đưa ra dự đoán và dự báo chính xác hơn về tương lai. Điều này giúp CFO ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin đáng tin cậy và giảm thiểu sai sót do con người.

Các CFO cần các giải pháp đáng tin cậy, dễ triển khai như IPA để hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc thông minh hơn và nhanh hơn nhằm thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Tự động hóa thông minh không chỉ trao quyền cho các doanh nghiệp và mọi người làm việc tốt hơn — mà còn giúp họ cắt giảm chi phí trong thời gian dài.

• Tiết kiệm chi phí: IPA giúp doanh nghiệp cắt giảm các lao động chân tay, các công việc thủ công nhằm đẩy mạnh tốc độ và độ chính xác. Nhờ đó, bộ phận lớn của tổ chức có thể giảm thiểu các sai sót và tối ưu chi phí.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Tự động hóa quy trình thông minh giúp giải phóng bộ phận tài chính – kế toán khỏi các nhiệm vụ xử lý thủ công để có thể tập trung vào việc xây dựng chiến lược và tạo ra nhiều giá trị hơn.
• Tăng khả năng hiển thị và kiểm soát theo thời gian thực: Tự động hóa quy trình thông minh cung cấp dữ liệu theo thời gian thực cho các quy trình và hoạt động tài chính. CFO nhanh chóng xem xét và đánh giá tổng quan, đưa ra các quyết định tốt hơn để kiểm soát hiệu suất tài chính của tổ chức.
• Tuân thủ quy định và quản lý rủi ro: Mọi quy trình tài chính của tổ chức đều tuân thủ theo các quy định và tiêu chuẩn ngành, giảm các rủi ro không đáng có cùng những mất mát khác.
• Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Tổ chức áp dụng IPA có thể có lợi thế cạnh tranh bằng cách trở nên hiệu quả, hiệu lực và linh hoạt hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

CFO cần làm việc chặt chẽ với đội ngũ tài chính và các bên liên quan khác để đánh giá tiềm năng của IPA cho tổ chức và để triển khai chiến lược IPA hiệu quả, phù hợp với mục tiêu kinh doanh và hoạt động của tổ chức.

Giờ đây, với khả năng của Tự động hóa quy trình thông minh, CFO đã có cái nhìn chắc chắn về bức tranh toàn cảnh, do đó họ có thể đặt mục tiêu đạt được mà theo Deloitte mô tả là Quản lý các rủi ro. Bằng con đường này, “CFO có thể hỗ trợ CEO và đội ngũ quản lý nắm chắc các rủi ro mà họ có thể gặp phải. Với một tầm nhìn tốt cùng cách tiếp cận có chiến lược hơn, CFO cũng có thể hỗ trợ tổ chức chấp nhận, vượt qua rủi ro hiệu quả hơn và gia tăng khả năng giảm thiểu tối đa các rủi ro.”

>> Xem thêm: Điểm danh 4 thách thức mà kế toán nào cũng phải đối mặt

Với tự động hóa quy trình thông minh, chiến lược là chìa khóa

Mặc dù Tự động hóa quy trình có khả năng đơn giản hóa các quy trình hoạt động của bạn và giữ chi phí thấp, nhưng điều này chỉ có thể đạt được khi áp dụng nó một cách có chiến lược. Mỗi tổ chức đều có nhu cầu và tình hoạt động riêng, vì vậy, điều quan trọng là đảm bảo rằng việc ứng dụng IPA sẽ  được điều chỉnh theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp.

Khung triển khai

Có thể tiếp cận việc triển khai chiến lược tự động hóa quy trình thông minh (IPA) bằng cách sử dụng khuôn khổ sau:

Khung triển khai này cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc để triển khai IPA, giúp các tổ chức đảm bảo rằng các sáng kiến tự động hóa quy trình của họ được lên kế hoạch và hoạt động tốt, đồng thời đem lại những lợi ích như mong muốn. Cần lưu ý rằng các bước cụ thể và chi tiết của khung triển khai có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức.

Các bước thực hiện

Tự động hóa quy trình thông minh tận dụng trí tuệ nhân tạo và công nghệ máy học nhằm mục đích nâng cao hiệu quả các quy trình bằng cách giảm thủ công, tăng tốc độ và độ chính xác, đồng thời cho phép đưa ra quyết định tốt hơn.

Một chiến lược IPA điển hình bao gồm các bước:

• Phân tích quy trình: Xác định các quy trình kinh doanh có thể hưởng lợi từ tự động hóa và các tác vụ cụ thể có thể được tự động hóa.
• Lập kế hoạch tự động hóa: Phát triển kế hoạch tự động hóa quy trình, bao gồm cả công nghệ và công cụ được sử dụng.
• Triển khai: Triển khai công nghệ tự động hóa và tích hợp nó vào các hệ thống và quy trình hiện có.
• Giám sát và tối ưu hóa: Liên tục theo dõi hiệu suất các quy trình tự động và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa.
• Mở rộng: Dần dần mở rộng phạm vi tự động hóa để bao gồm các quy trình và nhiệm vụ bổ sung.

Việc sử dụng AI, RPA và machine learning trong IPA cho phép tự động hóa các tác vụ thủ công tốn thời gian tác động tiêu cực đến hiệu quả và độ chính xác của quy trình.

>> Xem thêm: CFO cần biết gì về Chat GPT? 

“Hầu hết các dự án IPA đều sẽ thất bại” – báo cáo KPMG

Theo báo cáo “Ready, Set, Fail? Avoiding Setbacks in the Intelligent Automation Race” của KPMG cho rằng, hầu hết các dự án triển khai tự động hóa quy trình thông minh hoặc trong quá trình chuẩn bị sẽ thất bại. Nguyên nhân bỏi vì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và giám đốc công nghệ chưa sẵn sàng để triển khai tự động hóa quy trình trên – xuống và ở cấp quy mô.

Việc triển khai tự động hóa quy trình thông minh đòi hỏi sự cam kết và sẵn sàng từ các nhà lãnh đạo và giám đốc công nghệ của doanh nghiệp. Điều này bởi vì tự động hóa quy trình thường yêu cầu sự thay đổi trong cách làm việc truyền thống và yêu cầu sự hỗ trợ và tham gia từ các bên liên quan. Nếu các nhà lãnh đạo và giám đốc công nghệ không sẵn sàng thay đổi và không đảm bảo sự hỗ trợ và cam kết từ các bên liên quan, dự án tự động hóa quy trình có thể gặp khó khăn và thất bại.

Ngoài ra, việc thiếu sẵn sàng triển khai tự động hóa quy trình cũng có thể liên quan đến việc thiếu hiểu biết về công nghệ và quy trình tự động hóa, thiếu một kế hoạch và chiến lược triển khai rõ ràng, hoặc thiếu quản lý rủi ro và đánh giá hiệu quả.

Một số lý do phổ biến khiến việc triển khai IPA thất bại:

• Thiếu mục tiêu rõ ràng: Theo KPMG, 50% tổ chức cho rằng họ đang gặp khó khăn khi xác định mục tiêu rõ ràng cho việc triển khai tự động hóa. Họ cảm thấy tự động hóa quy trình thông minh là thứ họ nên có nhưng không chắc chắn rằng tại sao cần và nên làm gì với nó. Hơn nữa, họ cũng không chắc chắn về việc tự động hóa sẽ tác động đến nhân viên của họ như thế nào.
• Rào cản công nghệ, kỹ thuật: IPA liên quan đến việc tích hợp nhiều hệ thống và công nghệ, đồng thời nó được đánh giá khá phức tạp để triển khai và bảo trì. Hơn ⅔ trong số người tham gia khảo sát cho biết họ còn thiếu kỹ năng xử lý và ứng dụng tốt các công nghệ tiên tiến. Tốc độ áp dụng hay triển khai nội bộ chậm cùng với những thách thức khác có thể cản trở các CFO gặt hái được lợi ích từ công nghệ này, báo cáo KPMG cho biết thêm.
• Ngại sự thay đổi: Tư duy “ngại thay đổi” của nhân viên là một trong những rào cản hàng đầu khiến việc triển khai công nghệ. Tự động hóa quy trình có thể phá vỡ các cách làm việc đã được thiết lập sẵn. Lý do đơn giản là họ không muốn tốn thời gian, công sức hay chấp nhận rủi ro mạo hiểm chuyển sang một phương thức làm việc mới khi không biết họ sẽ nhận lại những lợi ích gì.
• Thiếu sự chuẩn bị: Với IPA, nó yêu cầu các CFO cần phải lập kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo rằng các quy trình được tự động hóa, công nghệ được tích hợp vào các hệ thống hiện có và sáng kiến tự động hóa mang lại lợi ích mong muốn. Hơn 20% tổ chức cho rằng họ lên kế hoạch ứng dụng công nghệ mà không thử nghiệm hay tiến hành thẩm định trước.
• Thiếu quản trị: IPA liên quan chặt chẽ đến dữ liệu và thông tin nhạy cảm. Điều quan trọng là phải có các quy trình quản trị phù hợp để đảm bảo rằng công nghệ được sử dụng một cách thích hợp và dữ liệu được bảo vệ.

Về lâu dài, Tự động hóa quy trình thông minh sẽ không chỉ giúp các tổ chức vượt qua các thách thức kinh tế mà còn tiếp tục thúc đẩy tinh thần của nhân viên vì nó giúp họ trút bỏ gánh nặng của những nhiệm vụ hàng ngày. Để vượt qua các thách thức và triển khai IPA thành công, điều quan trọng là các tổ chức phải tiếp cận với một kế hoạch, chiến lược rõ ràng, thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan và phân bổ các nguồn lực cũng như chuyên môn cần thiết để đảm bảo ứng dụng và thực thi đúng.