Những điều cần biết khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tự động hóa khoản phải trả

TÌM HIỂU QUY TRÌNH

Sau khi chọn được nhà cung cấp/ đối tác, Giám đốc Tài Chính (CFO)/ Ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người chịu trách nhiệm chính cần phải miêu tả rõ quy trình thanh toán của doanh nghiệp cho nhà phân phối. Từ đó, hai bên phối hợp để tìm ra giải pháp/ dịch vụ phù hợp nhất. 

Dựa vào tính chất công việc của kế toán khoản phải trả, một số điều sau cần phải lưu ý:

• Chi phí cuối cùng
• Các mặt hàng bán ra/ mua vào
• Lịch thanh toán
• Các yêu cầu ngoài phạm vi (nếu có).
• Đừng cắt ngắn quá trình này

Việc tham khảo nhiều lựa chọn cũng là một trong những việc cần làm. Nếu việc đi đến các điều khoản gặp khó khăn hoặc nếu có điều gì đó không ổn trong quá trình tự động hoá quy trình thanh toán các khoản phải chi của doanh nghiệp thì hãy cân nhắc sử dụng giải pháp có sẵn của nhà cung cấp.

KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Sau khi đã thoả thuận được với nhà cung cấp về dịch vụ mà doanh nghiệp cần, bạn nên soạn thảo một hợp đồng giải thích rõ mọi thứ sẽ được phân phối, quy trình triển khai bao gồm những gì (và không bao gồm), cũng như phí hỗ trợ và bảo trì liên tục hoặc các chính sách hỗ trợ khác.